Informativa sulla privacy

Questa informativa spiega come SALESMIND S.R.L. tratta i dati personali di chi usa la piattaforma SalesMind (di seguito «la piattaforma»), ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003. La piattaforma è un servizio B2B per la gestione di campagne di telemarketing, della presa di appuntamenti e dei calendari commerciali dei nostri clienti.

1. Titolare del trattamento

SALESMIND S.R.L., Viale Belfiore 55, 50144 Firenze (FI), P.IVA 07546790481. Per qualsiasi richiesta sulla privacy scrivi a info@salesmind.it o chiama il +39 327 759 7258.

Per i dati dei contatti commerciali che i nostri clienti caricano o ci affidano (liste di prospect), SALESMIND S.R.L. agisce come responsabile del trattamento per conto del cliente, che ne resta titolare, secondo l'accordo previsto dall'art. 28 GDPR.

2. Quali dati trattiamo

• Dati degli utenti della piattaforma (personale, setter, clienti e loro referenti): nome, email, telefono, ruolo, credenziali di accesso protette, registro degli accessi e delle attività.
• Dati dei contatti commerciali: nome, azienda, recapiti di lavoro, esiti delle chiamate, appuntamenti fissati e note operative.
• Chiamate: dove previsto e comunicato all'interlocutore, registrazioni e trascrizioni delle chiamate commerciali.
• Dati dei calendari collegati (Google o Microsoft), descritti in dettaglio nella sezione 4.
• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser, data e ora delle richieste, conservati nei log di sicurezza.

3. Finalità e basi giuridiche

• Fornire la piattaforma e i servizi richiesti dal contratto con il cliente (art. 6.1.b GDPR).
• Fissare, spostare e annullare gli appuntamenti sui calendari dei clienti, con il loro consenso all'accesso (art. 6.1.a e 6.1.b GDPR).
• Garantire la sicurezza della piattaforma, prevenire abusi e registrare gli accessi (legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR).
• Adempiere a obblighi di legge, contabili e fiscali (art. 6.1.c GDPR).

Non vendiamo i dati personali e non li usiamo per pubblicità o profilazione a fini di marketing di terzi.

4. Dati degli account Google e Microsoft collegati

I clienti possono collegare il proprio calendario Google o Microsoft 365 a SalesMind, così che gli appuntamenti presi dai nostri setter compaiano direttamente nella loro agenda e non vengano proposti orari già occupati. Il collegamento avviene solo su iniziativa del cliente, tramite la schermata di consenso di Google o Microsoft.

Quali dati Google leggiamo e scriviamo

• Elenco dei calendari e indirizzo email dell'account (ambito calendar.readonly): per far scegliere al cliente su quale calendario lavorare e mostrargli quale account ha collegato.
• Periodi occupati del calendario scelto (ambito calendar.readonly): usiamo solo inizio e fine degli impegni per calcolare gli orari liberi. Non leggiamo né conserviamo titolo, descrizione, partecipanti o altri contenuti degli eventi del cliente.
• Eventi creati dalla piattaforma (ambito calendar.events): creiamo, aggiorniamo e cancelliamo soltanto gli eventi degli appuntamenti fissati tramite SalesMind.

Come li conserviamo e proteggiamo

I token di accesso rilasciati da Google e Microsoft sono conservati cifrati e usati solo dai server della piattaforma. Degli eventi conserviamo l'identificativo necessario per aggiornarli o cancellarli. Tutte le comunicazioni avvengono su connessioni cifrate (HTTPS).

Condivisione

I dati ottenuti dalle API di Google non sono venduti, non sono usati per pubblicità, non sono trasferiti a terzi se non per fornire la funzione di calendario, per obblighi di legge o per la sicurezza della piattaforma, e non sono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Nessuna persona li legge, salvo con il consenso esplicito del cliente, per motivi di sicurezza o per obblighi di legge.

L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di SalesMind rispettano le Norme sui dati utente dei servizi API di Google, inclusi i requisiti di Utilizzo limitato (Limited Use).

Revoca dell'accesso

Il cliente può scollegare il calendario in qualsiasi momento dalla piattaforma oppure revocare l'accesso dalle impostazioni del proprio account Google (myaccount.google.com/permissions) o Microsoft. Allo scollegamento i token vengono eliminati; puoi chiederci in ogni momento la cancellazione dei dati residui scrivendo a info@salesmind.it.

5. A chi comunichiamo i dati

I dati sono trattati dal nostro personale autorizzato e da fornitori che agiscono come responsabili del trattamento, solo per quanto necessario al servizio:

• fornitori di infrastruttura cloud e hosting della piattaforma;
• servizi di invio email, SMS e messaggistica per conferme e promemoria degli appuntamenti;
• operatori di telefonia per le chiamate;
• fornitori di servizi di intelligenza artificiale per la trascrizione e l'analisi delle chiamate commerciali (mai per i dati dei calendari Google);
• Google e Microsoft, per i calendari che il cliente sceglie di collegare.

L'elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta.

6. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori possono trattare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo. In questi casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea (come il Data Privacy Framework UE-USA) o delle Clausole Contrattuali Standard.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Dati degli utenti e dei clienti: per la durata del contratto e, dopo, per il tempo richiesto dagli obblighi di legge.
• Registrazioni e trascrizioni delle chiamate: per il periodo di conservazione configurato per ciascun cliente, poi eliminate automaticamente.
• Token dei calendari collegati: fino allo scollegamento o alla revoca dell'accesso.
• Log di sicurezza: per il tempo necessario alla tutela della piattaforma.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento, oltre a revocare il consenso prestato senza pregiudicare i trattamenti precedenti (artt. 15-22 GDPR). Scrivi a info@salesmind.it: rispondiamo entro 30 giorni. Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Cookie

La piattaforma usa soltanto cookie tecnici necessari al suo funzionamento. I dettagli sono nella cookie policy.

10. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano il servizio o la normativa. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina; le modifiche rilevanti vengono comunicate agli utenti.